Le CHU Dijon Bourgogne, premier acteur de santé de Bourgogne-Franche-Comté, a mis en place Chronos CHU Dijon pour une meilleure gestion des temps et des plannings hospitaliers. Cette plateforme numérique gère l’ensemble des processus RH pour 7 800 personnels médicaux et non médicaux. Son déploiement s’inscrit dans une démarche de modernisation des outils de gestion hospitalière. Cette solution développée par ASYS équipe déjà plus de 10 CHU français, témoignant de son efficacité dans le milieu hospitalier. On dit qu’elle s’adapte aux spécificités du personnel médical et administratif. Mais est-ce réellement le cas ?
Présentation du système Chronos CHU de Dijon
C’est le système informatique central du CHU Dijon Bourgogne pour la gestion des temps et des plannings. Cette plateforme intégrée transforme la stratégie de modernisation des outils RH hospitaliers. Par ailleurs, elle optimise l’organisation des services de soins à l’échelle de l’établissement.
Le CHU Dijon Bourgogne compte 7 800 personnels médicaux et non médicaux qui utilisent quotidiennement ce logiciel. En effet, Chronos centralise toutes les fonctionnalités liées à l’organisation des équipes. Cette adoption généralisée garantit une cohérence dans la gestion RH de l’établissement.
Fonctionnalités principales
Le système offre un ensemble complet de fonctionnalités conçues pour simplifier la gestion hospitalière quotidienne. Ces outils intégrés permettent une coordination efficace entre les différents services. De plus, ils garantissent le respect des obligations légales en matière de temps de travail.
Les principales fonctionnalités incluent :
- Planification avancée et visualisation des horaires de travail en temps réel
- Gestion automatisée des demandes de congés et d’absences avec circuit de validation
- Suivi précis du temps de travail et des compteurs individuels pour chaque agent
- Affectation optimisée du personnel selon les besoins spécifiques des services
- Édition de rapports statistiques détaillés sur l’activité et les ressources humaines
Comment accéder à Chronos CHU Dijon ?
L’accès à la plateforme est flexible et adapté aux différents contextes de travail du personnel hospitalier. Plusieurs méthodes de connexion répondent aux besoins spécifiques de chaque utilisateur selon leur lieu de travail. Cependant, toutes nécessitent une authentification sécurisée via l’intranet hospitalier pour garantir la confidentialité des données.
Le CHU Dijon a privilégié une approche multi-supports permettant l’accès depuis les postes fixes, les tablettes mobiles et les smartphones personnels. Cette flexibilité s’avère particulièrement utile pour le personnel en déplacement ou travaillant sur plusieurs sites. Néanmoins, certaines fonctionnalités avancées restent optimisées pour une utilisation sur écran d’ordinateur.
Méthodes d’accès disponibles
| Mode d’accès | Adresse/Méthode | Avantages |
|---|---|---|
| Portail intranet | Via la rubrique « Applications » de l’intranet du CHU | Accès direct depuis les postes de travail |
| Accès direct | https://chronos.chu-dijon.fr | URL simple à mémoriser, utilisable sur tous supports |
| Mobile/Tablette | Interface responsive adaptée | Consultation et demandes possibles en déplacement |
Procédure de connexion étape par étape
La connexion au système s’effectue exclusivement via l’intranet hospitalier sécurisé pour garantir la protection des données personnelles. Chaque agent dispose d’identifiants personnalisés remis lors de son intégration dans l’établissement. Autrement, ces identifiants sont disponibles auprès du service informatique lors de toute demande justifiée.
Le processus de connexion suit une procédure standardisée pour tous les utilisateurs, quelle que soit leur fonction au sein du CHU :
- Accédez à l’adresse https://chronos.chu-dijon.fr ou via l’intranet institutionnel
- Saisissez votre identifiant personnel (généralement votre numéro d’agent à 6 chiffres)
- Entrez votre mot de passe (identique à celui de votre session informatique habituelle)
- Cliquez sur le bouton « Connexion » pour valider vos informations d’accès
- Pour une première connexion, suivez les instructions pour personnaliser votre mot de passe
Cette procédure garantit un niveau de sécurité élevé tout en restant simple d’utilisation. Le système enregistre automatiquement votre dernière connexion pour faciliter les accès ultérieurs. Toutefois, une déconnexion automatique intervient après 30 minutes d’inactivité pour préserver la confidentialité.
Prérequis techniques
Pour une expérience optimale avec le système de planification du CHU Dijon, votre équipement doit répondre à des exigences techniques spécifiques.
Voici la configuration recommandée pour l’utilisation :
- Navigateur internet récent (Chrome, Firefox, Edge recommandés dans leurs dernières versions)
- JavaScript activé dans les paramètres du navigateur pour l’interactivité
- Connexion au réseau du CHU ou VPN actif pour les accès externes sécurisés
- Résolution d’écran minimale de 1024×768 pixels pour un affichage optimal
Le système vous invitera immédiatement à personnaliser votre mot de passe sécurisé selon les critères de sécurité hospitaliers. Ces critères incluent un minimum de 8 caractères avec majuscules, minuscules et chiffres.
Utilisation des fonctionnalités principales de Chronos
Chaque module propose des options spécifiques selon votre statut professionnel. L’interface s’adapte aux besoins du personnel médical et administratif.
Gestion et consultation des plannings
Le planning constitue le cœur de Chronos et offre une visibilité complète sur votre organisation de travail. Cette fonction centrale permet de visualiser les horaires sur plusieurs périodes. De plus, elle facilite l’identification rapide des types d’activité grâce aux codes couleurs.
Les étapes pour consulter votre planning :
- Depuis la page d’accueil, cliquez sur l’onglet « Planning »
- Sélectionnez la période souhaitée via le calendrier (jour, semaine, mois)
- Utilisez les filtres pour affiner l’affichage (par service, par fonction)
- Les codes couleurs indiquent les différents types d’activités et d’absences
- Survolez un créneau pour afficher les détails complets
Demandes et suivi des congés
La procédure pour soumettre et suivre vos demandes de congés est intuitive et automatisée. Le système Chronos CHU Dijon centralise toutes vos demandes d’absence : congés annuels, RTT, formations, congés exceptionnels. L’interface guide votre saisie avec des calendriers interactifs.
Étapes pour faire une demande :
- Accédez à la section « Absences » du menu principal
- Cliquez sur « Nouvelle demande »
- Sélectionnez le type d’absence approprié
- Précisez les dates de début et de fin
- Ajoutez un commentaire si nécessaire
- Soumettez votre demande pour validation
Consultation des compteurs et soldes
Pour connaître vos droits et soldes de congés disponibles, Chronos propose un module dédié au suivi des compteurs. Cette fonctionnalité essentielle vous permet de planifier vos absences en toute sérénité. En outre, elle offre une visibilité complète sur vos droits acquis.
Navigation dans le module compteurs :
- Rendez-vous dans la rubrique « Mes compteurs »
- Consultez le tableau récapitulatif affichant vos différents compteurs
- Vérifiez vos congés annuels restants et RTT disponibles
- Contrôlez vos heures supplémentaires cumulées
- Utilisez le menu « Historique » pour visualiser vos précédentes absences
Cette fonction vérifie automatiquement les soldes disponibles lors de vos demandes d’absence. Par ailleurs, elle vous alerte en cas de solde insuffisant pour la période demandée.
Échanges de services et remplacements
Chronos facilite également la gestion des échanges entre collègues de même grade. Cependant, tous les échanges nécessitent une validation hiérarchique préalable.
Processus d’échange de service :
- Dans le menu « Échanges », sélectionnez « Proposer un échange »
- Identifiez le créneau à échanger
- Sélectionnez le collègue avec qui effectuer l’échange
- Proposez un créneau en compensation
- Soumettez la demande qui sera notifiée à votre collègue et à votre encadrement
La fonction d’échange intégrée autorise les demandes entre collègues sous réserve de validation hiérarchique. Cette fonctionnalité garantit la traçabilité complète des modifications de planning.
Résolution des problèmes courants avec Chronos au CHU Dijon
L’utilisation quotidienne du système Chronos CHU Dijon nécessite la maîtrise de quelques procédures essentielles. Commencez toujours par vérifier votre planning hebdomadaire le lundi matin. Cette habitude permet d’anticiper d’éventuelles modifications de dernière minute.
Problèmes de connexion
Les difficultés de connexion constituent les incidents les plus fréquents rencontrés par les utilisateurs. Heureusement, la plupart de ces problèmes possèdent des solutions simples et rapides. Toutefois, certains cas nécessitent l’intervention du support technique.
| Problème | Cause possible | Solution |
|---|---|---|
| Identifiant refusé | Erreur de saisie ou mot de passe expiré | Vérifiez votre saisie ou utilisez « Mot de passe oublié » |
| Page inaccessible | Problème réseau ou maintenance | Vérifiez votre connexion ou réessayez ultérieurement |
| Déconnexion fréquente | Session inactive trop longtemps | Rafraîchissez régulièrement la page |
Erreurs dans l’affichage du planning
Les problèmes d’affichage résultent souvent d’un cache navigateur encombré ou d’une session expirée. Fermez complètement votre navigateur, videz le cache et reconnectez-vous. Si le problème persiste, vérifiez votre connexion au réseau intranet hospitalier.
Solutions aux erreurs d’affichage :
- Planning incomplet : Effectuez une actualisation complète (Ctrl+F5) pour vider le cache
- Informations obsolètes : Cliquez sur « Actualiser » pour obtenir la dernière version
- Affichage tronqué : Ajustez le zoom du navigateur ou utilisez un écran haute résolution
Pour les erreurs d’affichage ou les données non synchronisées, utilisez la fonction « Actualiser » dans le menu principal. Sinon, patientez quelques minutes car le système effectue des sauvegardes automatiques toutes les 10 minutes.
Difficultés avec les demandes d’absence
Si vous rencontrez des problèmes lors de vos demandes d’absence, plusieurs vérifications s’imposent avant de contacter le support. Ces contrôles permettent de résoudre la majorité des difficultés. Néanmoins, notez toujours le message d’erreur exact pour le communiquer au support si nécessaire.
Vérifications préalables :
- Contrôlez que tous les champs obligatoires sont correctement remplis
- Assurez-vous que la période demandée ne chevauche pas une autre absence validée
- Vérifiez que votre solde de congés est suffisant pour la demande
- Si une erreur persiste, notez le message exact pour le support
Contacts du support technique
Le support technique reste disponible du lundi au vendredi de 8h à 17h. En outre, chaque service dispose d’un référent formé pour les problèmes courants.
Options d’assistance disponibles :
- Assistance téléphonique : Hotline dédiée Chronos au 03.80.XX.XX.XX
- Support par email : support.chronos@chu-dijon.fr (réponse sous 24h ouvrées)
- Référents Chronos : Un référent formé par service pour les problèmes courants
- Formation complémentaire : Sessions régulières pour les nouveaux utilisateurs
Mises à jour et évolutions de Chronos pour le personnel du CHU
Le système fait l’objet d’améliorations constantes pour répondre aux besoins évolutifs du personnel. Ces évolutions visent à améliorer l’expérience utilisateur et l’efficacité organisationnelle.
Dernières mises à jour de Chronos
Les récentes évolutions du système incluent des améliorations significatives de l’interface et des fonctionnalités. Ces mises à jour répondent aux retours d’expérience des utilisateurs hospitaliers. De plus, elles intègrent les dernières technologies pour optimiser les performances.
Évolutions récentes notables :
- Version 3.5 (Juin 2024) : Refonte de l’interface utilisateur pour une meilleure ergonomie
- Version 3.4 (Mars 2024) : Intégration d’un module d’échange de gardes automatisé
- Version 3.3 (Décembre 2023) : Amélioration des notifications par email et SMS
Nouvelles fonctionnalités récemment ajoutées
Plusieurs fonctionnalités innovantes ont été intégrées à Chronos pour faciliter votre quotidien professionnel. Ces nouveautés renforcent l’autonomie des utilisateurs et améliorent la communication.
Innovations récentes :
- Application mobile dédiée : Accès aux plannings depuis votre smartphone personnel
- Tableau de bord personnalisable : Organisation de votre espace selon vos priorités
- Exportation calendrier : Synchronisation avec votre agenda personnel (Outlook, Google Calendar)
- Assistant prévisionnel : Projection des besoins en personnel selon l’historique d’activité
Évolutions prévues pour les prochains mois
La feuille de route de la plateforme prévoit plusieurs améliorations majeures pour optimiser davantage l’expérience utilisateur. Ces développements s’appuient sur l’intelligence artificielle et les nouvelles technologies. Toutefois, ils conservent la simplicité d’utilisation actuelle.
| Période | Fonctionnalité prévue | Avantages attendus |
|---|---|---|
| Septembre 2024 | Module d’intelligence artificielle prédictive | Anticipation des besoins selon l’activité prévisionnelle |
| Novembre 2024 | Interface biométrique | Connexion sécurisée par empreinte digitale |
| Janvier 2025 | Intégration complète avec le DPI | Harmonisation des systèmes pour un meilleur suivi patient |
Comment rester informé des évolutions
Pour ne manquer aucune mise à jour, plusieurs canaux d’information sont à votre disposition. Ces ressources vous permettent de rester informé des nouveautés et d’optimiser votre utilisation. En outre, elles vous offrent des opportunités de formation continue.
Canaux d’information recommandés :
- Consultez régulièrement la section « Actualités Chronos » sur la page d’accueil du système
- Abonnez-vous à la newsletter mensuelle de la DSI (inscription depuis l’intranet)
- Participez aux « Cafés Chronos » organisés trimestriellement dans chaque pôle
- Suivez les formations de mise à niveau proposées après chaque évolution majeure
Les mises à jour système font l’objet de communications préalables par messagerie interne avec détail des nouveautés. Un planning de maintenance préventive est publié trimestriellement pour anticiper les interruptions de service.
Formation et ressources disponibles
Le CHU Dijon organise régulièrement des sessions de formation dédiées au système Chronos pour accompagner les utilisateurs. Ces formations de 2 heures couvrent l’ensemble des fonctionnalités disponibles. Par ailleurs, elles s’adaptent au niveau des participants, des débutants aux super-utilisateurs.
Documentation officielle
La documentation officielle inclut des guides visuels téléchargeables depuis l’intranet hospitalier. Ces ressources complètes couvrent toutes les fonctionnalités, des plus basiques aux plus avancées. En outre, elles proposent des tutoriels vidéo et une foire aux questions mise à jour mensuellement.
Ressources documentaires disponibles :
- Guides utilisateur détaillés pour chaque profil professionnel
- Tutoriels vidéo interactifs pour l’apprentissage autonome
- FAQ actualisée mensuellement avec les questions les plus fréquentes
- Aide contextuelle accessible directement depuis l’interface Chronos
Ces ressources restent accessibles 24h/24 via votre session Chronos dans l’onglet « Aide ». La documentation s’enrichit régulièrement des retours d’expérience des utilisateurs et des évolutions du système.
Accompagnement personnalisé
Pour un accompagnement personnalisé, chaque service dispose d’un référent Chronos formé aux spécificités du logiciel. Ces référents peuvent vous assister pour les problèmes courants et les questions pratiques. De plus, ils organisent des séances de formation adaptées aux besoins de leur service.